Wyobrażając sobie jakikolwiek urząd, wielu z nas zapewne przychodzi na myśl skostniała struktura hierarchiczna, być może oporna na zmiany. Ale dla innych, urząd może być synonimem bezpieczeństwa zatrudnienia. Tego nie wiem, ale wiem, że w administracji publicznej zaczęło pojawiać się wiele nowych wartości. I to takich, które wręcz mogłyby być uznane za wartości duchowe. Poniżej przedstawię dowody, że faktycznie tak jest.
Pozostaje tylko cieszyć się i korzystać pełnymi garściami z pomysłów, które są wdrażane dzięki wspaniałym pracownikom – urzędnikom. Sam urząd z jednej strony to przecież tylko budynek i wewnętrzna struktura hierarchiczna, która być może stopniowo ulegnie spłaszczeniu na rzecz bardziej partnerskich relacji. Zmieniają się pokolenia, więc zmiany w administracji publicznej są nieuniknione. Czy praca na rzecz dobra publicznego musi być utożsamiana z urzędnikiem jako sztywnym, czasem oschłym lub jeszcze gorzej – manifestującym swoją wyższość nad klientem urzędu? Taka postawa obecnie nie ma racji bytu i zdezaktualizowała się, miejmy nadzieję, bezpowrotnie.
Według danych GUS Korpus Służby Cywilnej liczy prawie 120 tys. osób, których zadaniem jest zapewnienie efektywnego działania administracji państwa. Urzędnicy, a może bardziej ich przełożeni, chcą być postrzegani jako fachowcy w swoich dziedzinach, cechujący się lojalnością wobec państwa i życzliwością dla obywateli. Nadrzędnymi wartościami służby cywilnej wciąż pozostają etyka zawodowa, uczciwość i służba obywatelom.
Warto zauważyć, że 73% zatrudnionych w służbie cywilnej (stan na 31.12.2022 r.) stanowiły kobiety, a liczba osób z niepełnosprawnością wynosiła 5,7%. Administracja publiczna ma nawet swoje święto – Dzień Służby Cywilnej, które obchodzone jest w krajach na całym świecie po to, by uhonorować pracowników sektora publicznego oraz ich wkład w rozwijanie sprawnie funkcjonującego państwa. W Polsce ten dzień obchodzimy 17 lutego.
Znamienne jest, że administracja państwowa otwiera się na ciekawe oddolne pomysły, które pochodzą od samych pracowników. Dowodem na to był zorganizowany po raz pierwszy w 2021 roku konkurs na najlepsze praktyki work-life balance, w którym 16 urzędów zgłosiło 46 praktyk. Już rok później, w drugiej edycji konkursu, wzięły udział 23 urzędy, które zgłosiły 34 praktyki.
Przedstawione praktyki były różnorodne, ale wszystkie dotyczyły work-life balance i dobrostanu. Obejmowały zarówno popularne i sprawdzone rozwiązania, jak i innowacyjne pomysły. Choć work-life balance budzi różne opinie – jedni uważają go za konieczny, inni za zbędny – warto wypróbować rozwiązania, które pomagają pracownikom lepiej łączyć życie zawodowe z prywatnym. Nawet częściowe obniżenie napięcia w pracy lub w domu ma znaczenie, ponieważ te sfery wzajemnie się przenikają i trudno je całkowicie oddzielić.
Warto zauważyć, że w służbie cywilnej zaczyna się promować najlepsze praktyki work-life balance oraz wyróżniać urzędy, które je stosują. Być może dzięki takiemu konkursowi więcej urzędów będzie korzystać ze sprawdzonych rozwiązań, a dotychczasowe działania będą usprawniane i rozwijane.
Warto o tym mówić. Można by zapytać, po co w ogóle cokolwiek zmieniać. Przecież tyle lat działało po staremu, więc dlaczego miałoby się to zmieniać teraz? Ale rzeczywistość pokazuje co innego. Obecnie celem osób zarządzających administracją jest to, aby dzięki wprowadzanym zmianom pracownicy byli bardziej zmotywowani, efektywni i zadowoleni z pracy, a służba cywilna była postrzegana jako przyjazne i atrakcyjne miejsce zatrudnienia, także dla osób o szczególnych potrzebach. A czy to jest tylko myślenie życzeniowe, czas pokaże. Na pewno jednak dzięki takim oddolnym inicjatywom, pracownicy wzmacniają w sobie poczucie sprawczości. To ma ogromne znaczenie, ponieważ wzrasta wówczas ich poczucie własnej wartości.
Jeśli chodzi o finałowe praktyki work-life balance, bezpośrednio na stronie www. gov.pl można znaleźć informacje na temat tego, co jest istotne dla pracowników administracji publicznej. Poruszane są kwestie zdrowia, w tym również psychicznego. I tutaj dowiadujemy się, że pracownicy mają możliwość otrzymania nieodpłatnego stałego wsparcia psychologa przez telefon, osobiście lub mailowo. Oferuje on konsultacje rodzicielskie i menadżerskie, także dla rodzin pracowników. Proponowane są również cykliczne webinaria i publikacje dotyczące zdrowia psychicznego, psychoedukacji z zakresu psychologii pozytywnej, społecznej, samorozwoju, poprawy jakości życia itp. Pracownicy znajdują w nich informacje co mogą zrobić w trudnych dla siebie sytuacjach.
Na mapie Polski znajdziemy również jednostki administracji publicznej, w których wdrożono tzw. politykę zarządzania wiekiem.
Pod tą nazwą kryje się pakiet działań, które integrują pracowników różnych pokoleń, mogą polepszyć ich stan zdrowia i warunki pracy oraz poszerzyć ich wiedzę na temat zdrowego stylu życia. Czuwać ma nad tym specjalnie powołany zespół ds. zarządzania wiekiem, który na początku każdego roku aktualizuje listę potrzeb pracowników. Warunkiem powodzenia przedsięwzięcia jest jak zawsze zaangażowanie w niego większości pracowników urzędu.
Podobny charakter mają praktyki w innej jednostce administracyjnej. I także one w szczególny sposób integrują pracowników urzędu. Otóż powołana została tzw. RADA DOBROCZYNNOŚCI. Organ ten, wraz z rzecznikiem różnorodności inicjuje i koordynuje działania, które dotyczą pomocy osobom najuboższym, dotkniętym wykluczeniem lub wypadkiem losowym. W akcje społeczne zaangażowani są pracownicy urzędu. Rzecznik różnorodności podejmuje działania na rzecz wszystkich pracowników urzędu: czuwa aby stosowane były zasady równego traktowania i niedyskryminacji oraz uwrażliwia pracowników na problemy drugiego człowieka. Takie urzędy są sygnatariuszami Karty Różnorodności, czyli podjęły się promowania równości i zarządzania różnorodnością w miejscu pracy.
Trochę podobnie sytuacja wygląda w kolejnym urzędzie, który deklaruje budowanie organizacji inkluzywnej, w której pracownicy na każdym szczeblu są wspierani w rozwoju samoświadomości i budowaniu dobrych relacji w obszarze zawodowym i prywatnym. Założenie jest takie, że menadżerowie, którzy mają wiedzę dotyczącą emocji i posiadają świadomość ich znaczenia mogą stać się empatycznymi liderami, którzy tworzą bezpieczną przestrzeń w miejscu pracy. Pracownicy mogą korzystać z szerokiej oferty praktyk inkluzywnych, m.in. zajęcia joga roll, webinaria, czy spotkania dotyczące świadomego przywództwa.
W innej jednostce administracji publicznej działania nabrały charakteru zwinnych zespołów zadaniowych, w których pracownicy i kadra zarządzająca tworzą grupy zadaniowe oparte na dialogu i współpracy, które realizują zaplanowane działania. Osoby w zespołach mają różny staż pracy, wiek oraz są z różnych komórek organizacyjnych, dzięki czemu prezentują odmienny punkt widzenia co wpływa pozytywnie na efekt ich prac.
Inny zaś urząd dumny jest z kształtowania kultury pracy opartej na informacji zwrotnej i docenianiu. Oferowany jest pakiet działań, które kształtują kulturę organizacyjną otwartą na feedback. Na co dzień korzystają z prostych narzędzi do wzajemnego doceniania, np. specjalne naklejki lub pochwały w MS Teams.
W kolejnym urzędzie, również w duchu szacunku zainicjowano pomysł na budżet pracowniczy, który polega na tym, że rozwija się infrastruktura w urzędzie oraz zwiększa się komfort pracy. Po weryfikacji pomysłów, wszyscy pracownicy biorą udział w głosowaniu, a zwycięskie projekty są realizowane w ramach określonego budżetu. Podobnym pomysłem poszczycić się może inna jednostka administracji publicznej, która daje pracownikom wolność wyboru w postaci dowolnego benefitu oferowanego w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, czyli wprowadzono tzw. system kafeteryjny.
Widoczne są także inicjatywy związane bezpośrednio ze zdrowiem fizycznym. I tutaj wyróżnić można stworzoną przez pracowników jednego z urzędów tzw:
- strefę aktywności z urządzeniami sportowymi do treningu rekreacyjnego, szafki i prysznice oraz wyodrębniono strefę relaksu, w której pracownicy mają możliwość spędzenia przerwy poza swoim pomieszczeniem biurowym.
- Dodatkowo proponowane są cykliczne warsztaty redukcji stresu obejmujących m.in. odporność psychiczną, techniki relaksacji, radzenie sobie ze stresem.
- W aspekcie sportowym pracownicy mogą korzystać ze stałych, regularnie prowadzonych zajęć (2h/tydz.) takich jak treningi ogólnorozwojowe, ćwiczenia stabilizująco-korekcyjne, badminton, siatkówka, gry zespołowe.
- Inicjatywy pracowników obejmują także m.in. drużynę piłkarską, drużynę biegową, chór pracowniczy, wyzwania rowerowe, nordic walking, instruktaż masażu redukującego stres, spotkania grupy językowej, publikacje o pasjach pracowników, czy zajęcia jogi.
Ponadto prowadzone są akcje profilaktyki zdrowia we współpracy z ośrodkami medycznymi. Jest to bezsprzecznie promocja zdrowia wśród pracowników, w której mogą oni skorzystać nieodpłatnie z konsultacji ze specjalistami w ramach programów medycznych, a w razie potrzeby kontynuować badania diagnostyczne (m.in. cytologia, kolonoskopia oraz programy profilaktyczne NFZ „Profilaktyka 40+”).
Proponowane są także inicjatywy polegające na wspólnym spacerowaniu po mieście z licencjonowanym przewodnikiem. Pracownicy i ich rodziny mogą korzystać z tej formy wypoczynku, która jest też okazją do poznania historii miasta, ciekawych postaci z nim związanych oraz odwiedzenia miejsc, budynków, pomników. Spacery mają walor zdrowotny i integracyjny. W jednej z jednostek administracyjnych założono bazę wiedzy o podróżowaniu, do której pracownicy mogą zgłaszać swoje artykuły podróżnicze. Ciekawą i chyba zaskakującą propozycją z innego urzędu jest także możliwość przyprowadzenia swojego czworonoga do pracy. Oczywiście po uzyskaniu uprzedniej zgody oraz przestrzegania zasad, zapewne także i higieny.
W jeszcze innym urzędzie wydawany jest biuletyn pracowniczy, do którego pracownicy piszą artykuły, wydawany jest kwartalnie. Jest to wspólna platforma do wymiany informacji i integracji pracowników z kilku oddalonych od siebie ośrodków. Tematyka poruszana na łamach pisma jest różnorodna, dotyczy spraw regionu, samorozwoju, pasji pracowników, działalności charytatywnej. W kolejnym urzędzie promowana jest kultura czytelnicza poprzez szeroki dostęp do publikacji rozwijających kompetencje zawodowe, poszerzające horyzonty i opisujące m.in. postępy w zarządzaniu, innowacyjne pomysły czy tematykę zdrowego stylu życia.
Z powyższych projektów wyłaniają się głównie obszary profilaktyki zdrowia fizycznego, psychicznego, aktywności fizycznej, sportu i turystyki, edukacji oraz wsparcia.
Liczne praktyki w tym obszarze potwierdzają, jak istotny jest zdrowy styl życia zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. Wiele z tych inicjatyw zawiera rozwiązania, które rzadko spotyka się nawet w sektorze prywatnym. Warto więc powrócić do miejsc, gdzie wprowadzono te wspaniałe praktyki, aby przeprowadzić przegląd ich skuteczności, zidentyfikować modyfikacje oraz ocenić, czy niektóre z nich wymagają zastąpienia nowymi. Na pewno wszystkie jednostki administracji publicznej mogą czerpać z tych pomysłów i przetestować je w praktyce. Kluczowe jest bowiem budowanie satysfakcji z wykonywanej pracy na rzecz dobra wspólnego, które niektórzy nazywają szczęściem.
Autorka: DOROTA SZUMAŃSKA – ekspertka w Ośrodku Statystyki Warunków Pracy w Urzędzie Statystycznym
Źródła:
