Jednolity ekosystem HR, kto w nim „mieszka” i jak nim zarządzać

„Trenuj ludzi na tyle dobrze, by mogli odejść, traktuj ich wystarczająco dobrze, by nie chcieli tego robić” — Richard Branson, założyciel Virgin Group.

We współczesnym świecie menedżera HR można porównać do trenera sportowego: jest on odpowiedzialny za wybór idealnego zespołu, który będzie w stanie wygrać na arenie biznesowej pełnej konkurencji. Jego zadaniem jest identyfikacja talentów i motywowanie zawodników tak, aby chcieli dać z siebie wszystko, aby osiągnąć wynik. W tym miejscu pojawia się pytanie – jak trener ma skupić się na treningu, gdy ciągle musi zajmować się zamawianiem piłek, szukaniem kluczy do siłowni czy przeglądaniem mnóstwa aplikacji od osób, które myślały, że zapisują się na zajęcia taneczne? Podobne rutynowe i mechaniczne zadania w pracy menedżera HR to filtrowanie przypadkowych CV, zapamiętywanie wielu haseł, ręczne sortowanie dokumentów, ofert pracy i odpowiedzi, zarządzanie korespondencją oraz tworzenie raportów. Aby HR nie marnował na to swoich zasobów emocjonalnych, w dobie cyfryzacji zadania te przejmują specjalne systemy automatyzacji, takie jak SMART HCM & LMS – kompleksowe rozwiązanie do budowy nowoczesnego ekosystemu HR.

Automatyzacja to globalny trend, wspierany przez nowoczesne technologie. Jak zauważa McKinsey, firmy, które automatyzują procesy HR, obserwują wzrost produktywności pracowników o 10-15% dzięki skróceniu czasu spędzanego na wykonywaniu rutynowych zadań.

Przyjrzyjmy się, jakie obszary procesów HR mogą być usprawnione dzięki automatyzacji, aby „olimpijska drużyna” mógła jeszcze skuteczniej radzić sobie z ewentualnymi wyzwaniami na rynku pracy.

Jak sprawić, by szkolenia dla nowych kandydatów i doświadczonych pracowników były ciekawe, motywujące i efektywne?

Duża liczba płacówek, praca zdalna i biura w różnych lokalizacjach wymagają sprawnie działającego systemu szkoleń online. Jednak korzystanie z różnych, niezintegrownych platform może przekształcić tę inicjatywę w doświadczenie pełne wyzwań. Po pierwsze, brak jednolitego środowiska cyfrowego utrudnia wyszukiwanie informacji – pracownicy muszą korzystać z kilku zasobów, które często mają różne i nie zawsze przyjazne interfesy. Po drugie, menedżerowie HR muszą ręcznie zbierać dane, podsumowywać wyniki i tworzyć raporty, zapisując wszystko ręcznie w arkuszach kalkulacyjnych, co prowadzi do marnowania cennego czasu i zwiększa ryzyko błędów.

Te wyzwania można przezwyciężyć poprzez automatyzację w dwóch krokach:

Po pierwsze, zebrać wszystkie informacje firmowe w jednym portalu z przyjaznym dla użytkownika interfejsem i wygodnym mechanizmem wyszukiwania. Idealnym rozwiązaniem będzie tutaj SmartPoint Intranet – gotowe, „pudełkowe” rozwiązanie, które zawiera wszystkie elementy niezbędne do stworzenia cyfrowego środowiska pracy:

• Łatwa strukturyzacja wewnętrznych informacji – wszystko jest zebrane w portalu korporacyjnym z łatwą nawigacją i systemem wyszukiwania.
• Wielojęzyczność — administrator może przetłumaczyć strony portalu na wszystkie języki używane w firmie, co wzmacnia poczucie przynależności, wspólnych wartości i misji w zespołach z różnych krajów;
• Hybrydowy format – portal jest dostosowany zarówno do interfejsów desktopowych, jak i mobilnych.
• Bezpieczeństwo danych – portal oparty jest na Microsoft SharePoint i korzysta z usług oraz narzędzi Microsoft 365, co zapewnia zgodność z międzynarodowymi standardami bezpieczeństwa.

Portal korporacyjny zapewnia nie tylko wygodę – udowodniono, że zmniejsza rotację pracowników i ułatwia pracę działom HR.

Dobrze, więc informacje są gromadzone w jednym portalu. Jeśli jednak firma chce zapewnić specjalistom dostęp do skutecznej i szybkiej nauki, warto rozważyć moduły automatyzacji, które mogą zapewnić następujące możliwości:

• Możliwość personalizacji planów szkoleniowych – system powinien umożliwiać dostosowanie procesu nauki do indywidualnych planów i obciążenia pracownika.
• Przejrzystość postępów pracowników – informacje o czasie trwania szkolenia i wynikach testów powinny być przechowywane w jednej bazie danych. Dzięki temu dane można łatwo analizować, generować raporty i wizualizować je za pomocą zaawansowanych narzędzi analitycznych.
• Elastyczny kreator tekstu – dostosowanie procesów zwykle oszczędza czas poświęcany na tworzenie treści edukacyjnych, oferując gotowe narzędzia do tworzenia różnorodnych tekstowych interakcji.

Wszystkie powyższe funkcje można wdrożyć dzięki modułowi E-learning dostępnemu w ramach rozwiązania SMART HCM & LMS. Dzięki temu systemowi firma otrzyma techniczną bazę pozwalającą na szybkie wdrożenie korporacyjnego „Harvardu”, który umożliwi rozwój wykwalifikowanych specjalistów w zespołach.

Jak zorganizować skuteczną komunikację z pracownikami i zadbać o ich motywację?

Dobrze, a jak więc sprawić, by pracownicy czuli się ważną częścią zespołu, Zwłaszcza teraz, gdy większość pracowników pracuje zdalnie? Praca zdalna i niemożność organizowania wydarzeń integracyjnych offline ze wszystkimi pracownikami zdecydowanie wpłynęły na komunikację w firmach i pokazały, że konieczna jest reorganizacja komunikacji w zespole. Spersonalizowana grywalizacja może pomóc poradzić sobie z tymi wyzwaniami.

Przykładem jest system nagród i odznak, który zachęca pracowników do osiągania nowych celów i angażowania się w zdrową rywalizację. Na przykład, po udanym projekcie pracownik może otrzymać odznakę „Pitcher” na swojej stronie. A jeśli odznaka wiąże się z dodatkową nagrodą – dodatkowym dniem wolnym, wycieczką firmową lub firmowym plecakiem – olimpijska rywalizacja może rozpocząć się już w biurze. Najważniejsze jest oczywiście dopasowanie benefitów do harmonogramu wynagrodzeń i budżetu firmy, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek. SMART Payroll, rozwiązanie do zarządzania kadrami i płacami, może w tym pomóc.

Grywalizacja zmienia rutynowe przepływy pracy w interesujące zadania, podczas wykonywania których pracownicy osiągają osobiste cele, przyczyniając się do realizacji strategii firmy w zakresie budowania zespołu i osiągania KPI. To nie wszystkie korzyści płynące z wykorzystania grywalizacji w procesach biznesowych.

Poza komunikacją między pracownikami, potrzebna jest również jasna komunikacja z firmą. Elastyczne moduły „Сompetency development” i „Ustalanie celów” umożliwiają monitorowanie zarówno indywidualnych, jak i zespołowych wskaźników wydajności. Zaletą dobrze zorganizowanego Сompetency development jest zdrowa, niezawodna relacja między firmą a jej pracownikami. Jeśli wyniki pracownika nie są satysfakcjonujące dla firmy, ale pracodawca widzi chęć ich poprawy, może zorganizować indywidualne szkolenia. W ten sposób organizacja jakby mówi pracownikowi: „Jesteśmy z Tobą, jesteśmy gotowi zainwestować zasoby, aby przyczynić się do Twojego komfortu”. W efekcie poziom stresu pracownika zostaje obniżony, a ryzyko wypalenia zawodowego zminimalizowane – czuje się on gotowy na nowe wyzwania i posiada wszystkie niezbędne umiejętności, by efektywnie wykonywać swoje obecne i przyszłe zadania.

Jak znaleźć idealnego kandydata i skutecznie przeprowadzić onboarding?

Istnieje pojęcie zwane „satiacją semantyczną”. Jest to sytuacja, w której powtarzasz lub czytasz jedno słowo wiele razy z rzędu i stopniowo traci ono swój sens. Brzmi to niewinnie, ale w kontekście przepływu pracy może stanowić problem. W dobie nadmiaru informacji, menedżerowie HR muszą analizować i sprawdzać wiele CV w krótkim czasie; to właśnie tutaj pojawia się ryzyko „przesycenia”, wskutek którego HR może przegapić dobre CV tylko dlatego, że wszystkie CV stały się w pewnym momencie bezsensownym zbiorem liter.

Jak temu zaradzić? Dokładnie – zautomatyzować procesy! Rozwiązanie SMART HCM & LMS oferuje specjalny moduł rekrutacyjny. System pozwala na integrację z portalami pracy, przyspiesza zamieszczanie ofert oraz przetwarzanie CV, a zautomatyzowany lejek rekrutacyjny pozwala menedżerom HR wyświetlić tylko najbardziej odpowiednie i trafne aplikacje kandydatów. Takie podejście minimalizuje ryzyko utraty cennych talentów z powodu przeoczenia kandydatów.  Według badania przeprowadzonego przez LinkedIn wprowadzenie systemów automatyzacji pomaga skrócić czas zatrudniania nowych pracowników nawet o 30-40%.

Jednak, aby dokonać selekcji CV, kandydaci muszą je najpierw wysłać. Jak więc poinformować jak największą liczbę odpowiednich specjalistów, że Twoja organizacja szuka pracownika? W przeszłości, na przykład w 55 r. p.n.e., odpowiadały za to plotki i osobiste kontakty. Wszyscy wiedzieli, że Gajusz Juliusz Cezar oferował 300 sestercji (starożytnych rzymskich srebrnych monet) każdemu, kto przyprowadzi do jego armii przyjaciela – coś na wzór programu poleceń. W dzisiejszych czasach ten schemat również działa, ale lepiej nie zdawać się na przypadek, tylko korzystać z masowego mailingu i chatbotów. Publikowanie ofert pracy w kilku portalach jednocześnie może zapewnić firmie automatyzację procesu zatrudniania, przyspieszyć rekrutację, zapewnić wygodę kandydatom poprzez przesyłanie CV jednym kliknięciem i sprawić, że cały proces poszukiwania talentów będzie przejrzysty. Osobisty chatbot działa 24/7 i może sprawnie przetwarzać dużą liczbę aplikacji bez konieczności angażowania rekruterów. Czyż to nie idealny asystent?

Po rekrutacji naturalnym krokiem staje się onboarding. Moduł onboardingu w SMART HCM & LMS oferuje następujące rozwiązania ułatwiające adaptację nowego pracownika:

• Automatyczne przypisywanie planu adaptacji.
• Śledzenie postępów szkolenia nowego specjalisty przez mentora.
• Stały feedback.
• Zarządzanie umowami, polisami ubezpieczeniowymi oraz instrukcjami każdego pracownika.
• Wizualizacja struktury firmy.
• Portal zawierający ustrukturyzowane i dostępne informacje korporacyjne.

Narzędzia te ułatwiają i przyspieszają wdrożenie nowego pracownika. Dzięki indywidualnie dobranemu i przejrzystemu planowi na pierwsze trzy miesiące pracownik zobaczy, że firma naprawdę czekała na niego jako profesjonalistę i z góry określiła jego rolę w organizacji jeszcze przed pierwszym dniem pracy.

Być albo nie być – wdrażać czy nie wdrażać?

Według badań firmy Gartner do 2023 roku około 75% dużych firm wdroży zautomatyzowane rozwiązania HRM, w porównaniu do 40% w 2015 roku.

A tendencja ta będzie stale się nasilać, ponieważ przynosi pożądane rezultaty dla biznesu. A dzięki rozwojowi sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego technologie będą w coraz większym stopniu zmierzać w kierunku automatyzacji. Branża HR nie jest tu wyjątkiem, ponieważ to właśnie HR-owiec jest motorem zmian. Komunikacja to jego supermoc, a automatyzacja procesów to jego zbroja Iron Mana.

SMART business od lat pomaga firmom budować ekosystem HR, więc w razie jakichkolwiek pytań dotyczących wdrażania rozwiązań służących automatyzacji procesów, zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami napisz do nas

Artykuł dzięki naszemu partnerowi technologicznemu Smart business