Employee listening, czyli jak słuchać pracowników?

 Autorka: Aniela Kryczek

Opublikowane niedawno badanie „Insight222 People Analytics Trends 2022 study” wskazało employee listening, czyli strategię aktywnego słuchania pracownika, jako jeden z pięciu obszarów tworzących największą wartość dla organizacji i jej pracowników. Przyjrzymy się tej strategii, analizując związane z nią szanse i zagrożenia.

Źródło: Insight222 People Analytics Trends 2022

Skuteczny employee listening pomaga doskonalić środowisko pracy oraz zrozumieć potrzeby, obawy i aspiracje pracowników. Jego wyróżnikiem jest wysoka skuteczność i umożliwianie szybkiego reagowania na te elementy. Jest zaprojektowany tak, aby zbierać feedback w czasie rzeczywistym i to przez cały „employee life cycle”, czyli „cykl życia” pracownika w organizacji. Nie uznaje się go za narzędzie, a raczej za proces, na który składają się pomniejsze techniki badań: ankiety ewaluacyjne, wywiady 1:1, badania fokusowe czy oceny wydajności i zaangażowania pracowników. Wszystkie te metody, zaprojektowane zgodnie ze specyfiką danej firmy, pozwalają analizować zaangażowanie pracownika na każdym etapie jego „życia”- podczas rekrutacji, onboardingu, harmonizacji, doskonalenia i offboardingu.

Strategia ciągłego słuchania w cyklu życia pracownika. Źródło: Culture Amp

Największe wartości, jakie daje firmom wdrażanie strategii employee listeningu, można sformułować w czterech głównych punktach:

1. Pozytywny wpływ na samopoczucie pracownika i jego zaangażowanie w pracy – dzięki strategii można rozpoznać, jakie metody i programy najskuteczniej działają na pracownika. Analiza wyników pozwala wychwycić, co działa dobrze, co należy zmienić, ulepszyć lub na czym się koncentrować.
2. Regularna analiza employee experience – umożliwia lepsze zrozumienie pracowników oraz poszerza świadomość, jak odbierają oni firmę oraz jak postrzegają różne aspekty organizacji i wytyczane im zadania.
3. Zorientowanie na pracownika (human-centric work models) – bezpośrednio wykazuje, że firma jest inspirująca, otwarta i bezpieczna. Co więcej, daje pracownikom realny dowód, że ich opinie są wysłuchiwane, a ich zdanie jest kluczowe dla usprawnienia funkcjonowania zespołu.
4. Możliwość szybkiego reagowania – dzięki regularnemu i aktywnemu słuchaniu pracowników, można zyskać informację o ich pomysłach, zmartwieniach oraz potrzebach i jednocześnie można interweniować w obszarach, w których sytuacja jest najbardziej nagląca.
5. Tworzenie kultury pracy firmy – employee listening pozwala zrozumieć, jak pracownicy rozumieją misję i wartości organizacji, jakie mają podejście do pracy i do współpracowników, co ich motywuje, a co zniechęca. Dzięki wyrażaniu opinii i dzieleniu się oczekiwaniami, przykładają się oni do wypracowania nowego systemu, w tym także kultury pracy.

Employee listening wywołuje jednak pewne kontrowersje i w przypadku nieprawidłowego zastosowania może mieć negatywny efekt. Istnieją poważne obawy związane z bezpieczeństwem danych ujawnianych podczas badań. Powszechnie wiadomo, że w dużych firmach zdarzają się przypadki nadużywania informacji o pracownikach, dlatego opracowywanie strategii wymaga przyjęcia etycznej postawy, uwrażliwionej na jakiekolwiek odstępstwa od wytyczonego planu.

Poniżej przedstawiono dziesięć najważniejszych porad, które należy wziąć pod uwagę podczas rozwijania skutecznego i bezpiecznego employee listeningu:

1. Dostosuj strategię employee listeningu do strategii firmy

Employee listening musi mieć przełożenie na poprawę efektywności firmy, dlatego przed rozpoczęciem badań, ważne jest określenie dokładnych celów biznesowych. Przykładaj także szczególną wagę do fundamentalnych pytań i strategii badania – nieprawidłowe sformułowanie najważniejszych założeń nie przyniesie oczekiwanych efektów, a całość employee listeningu okaże się niemiarodajna.

2. Określ najważniejszych interesariuszy

Sam dział HR nie jest w stanie wprowadzić employee listeningu. Bez pomocy interesariuszy, strategia może okazać się nieskuteczna, dlatego wymaga wsparcia:

• lidera organizacji, który w bezpośredni sposób wypromuje strategię; ważnym aspektem udanego employee listeningu jest zaangażowanie w niego liderów-menadżerów, a kluczem jest zapewnienie im możliwości dowolnego i zawsze dostępnego skontaktowania się z członkami zespołu – czy to osobistego czy za pośrednictwem online chatu;
• pracowników IT zapewniających zaplecze technologiczne dla efektywnych i zróżnicowanych metod analiz;
• prawników odpowiadających za legalność przeprowadzanych badań i bezpieczeństwo danych osobowych;
• Line Managera dbającego o łączność między badaczami a badanymi;
• specjalistów od marketingu koncentrujących się na stworzeniu odpowiedniego employer brandingu.

3. Zapewnij prywatność i poufność

W przeciwnym wypadku uczestnicy-pracownicy nie będą czuli się bezpiecznie, obawiając się odwetu za opinie przedstawione w badaniach.

4. Wybierz i zastosuj odpowiednie narzędzia i technologie dla swojej strategii

Istotne jest wykorzystanie technik sprawdzonych dla konkretnego typu badania. Przeanalizuj, czy w danym wypadku najbardziej przydatne będą indywidualne rozmowy, regularne ankiety (pulse surveys), czy może gotowe platformy internetowe.

5. Zaangażuj do badania także osoby zatrudnione na innych warunkach

Ważne, by nie pomijać osób pracujących w firmie na odmiennych warunkach, np. pracowników tymczasowych, freelancerów czy niezależnych wykonawców. Ich zdanie jest równie ważne co stałych pracowników oraz umożliwia bardziej holistyczne podejście do zespołu.

6. Unikaj zmęczenia i przesytu badaniami

Pracownicy mogą mieć dość wypełniania ankiet, dlatego zadbaj o ich odpowiednią liczbę, format a także częstotliwość przeprowadzania. W tym miejscu warto pamiętać, aby zadawać takie pytania, na które możliwe jest podanie faktycznej odpowiedzi.

7. Prowadź badania fokusowe

Grupy fokusowe oferują wgląd w cenne informacje o pracownikach oraz umożliwiają zaangażowanie ich w proces podejmowania decyzji oraz tworzenie rozwiązań biznesowych.

8. Dbaj o otwartość i transparentność

Jest to jedna z najważniejszych części sukcesu employee listeningu. Najważniejsze, to zdobyć zaufanie pracowników, dlatego dzielenie się wynikami i aktywne słuchanie sprawia, że czują się oni docenieni i świadomi celowości badania.

9. Zaplanuj sposób komunikowania wyników

Warto opracować strategię informowania o rezultatach. W to wchodzą także już poruszone kwestie: zapewnienie poufności informacji oraz transparentność wyników. Zakomunikuj, że uwagi, które pracownicy zawarli w swoich ankietach, dotarły do odpowiednich przedstawicieli i zostaną przeanalizowane.

10. I najważniejsze: podejmij działania

W tym zamyka się cały sens strategii employee listeningu – przekształcaj opinie pracowników w realne plany działania na rzecz trwałej poprawy funkcjonowania organizacji.

Źródła:

• Maltese A., Building an Employee Listening Strategy: What It Is and Why It Matters, Quantum Workplace, https://www.quantumworkplace.com/future-of-work/employee-listening-strategy
• Verlinden, N., Employee Listening Strategy: 10 Actionable Tips for Success, AIHR, https://www.aihr.com/blog/employee-listening-strategy/
• Croswell, L., Continuous listening strategy: What it means & why it matters, Culture Amp, https://www.cultureamp.com/blog/continuous-employee-listening-strategy
• Arronte, M., Ostberg, D., Green, D., What is the Future of Employee Listening?, myHRfuture,
• https://www.myhrfuture.com/blog/what-is-the-future-of-employee-listening?utm_source=newsletter&utm_medium=email&utm_campaign=improving_the_future_through_employee_listening&utm_term=2022-12-06