Jak zapewnić równe szanse w miejscu pracy? Projektowanie uniwersalne a kultura organizacyjna

Autorki: Magdalena Dorożyńska, Capgemini Polska i Katarzyna Ociepka-Miąsik, Diversity Hub

Co ma wspólnego projektowanie uniwersalne z inkluzywną kulturą organizacyjną i równymi szansami w miejscu pracy? Czy potrzebujemy odrębnych działań i specjalnych projektów dla różnych grup odbiorców? Czy może realne jest spojrzenie na szeroką grupę odbiorców, którzy mimo lub dzięki różnorodności, będą mogli wspólnie korzystać z danego środowiska, wzbogacając je jednocześnie?

Inkluzja w miejscu pracy zaczyna być ostatnio odmieniana przez prawie wszystkie przypadki. Z jednej strony, stoi za tym coraz większa świadomość wewnątrz organizacji – wśród osób w nich pracujących, włączając w to liderów i liderki. Z drugiej strony, wynika to też z coraz śmielej i odważniej wypowiadanych potrzeb pracowników i pracowniczek, z poczucia, że miejsce pracy powinno być przyjazne, bezpieczne i odpowiednio zaprojektowane dla każdej osoby pracującej w organizacji.

Inkluzja w miejscu pracy jest równocześnie prawdziwym wyzwaniem dla organizacji, wiąże się bowiem mocno z rozwojem czy zmianą kultury organizacyjnej firmy, co już samo w sobie nie jest ani łatwe, ani szybkie. Jak zatem zapewnić w naszych organizacjach równe szanse? Jak zadbać i zaprojektować nasze miejsca pracy tak, aby wspierały różnorodność i ułatwiały nam korzystanie z własnych talentów?

Z pomocą mogą nam przyjść refleksja na temat kultury organizacyjnej firm oraz zasady projektowania uniwersalnego.

Kultura organizacyjna

Kultura organizacyjna jest jednym z podstawowych czynników w życiu firmy. To warunek konieczny i pierwotny. Jej podstawą są wartości, normy społeczne, sposoby radzenia sobie w trudnych sytuacjach.

„W najogólniejszym znaczeniu kultura oznacza „różnorodność sposobów, na jakie (…) społeczeństwa lub populacje organizują̨ swoje życie”. Kultura określonej grupy ludzi jest także definiowana jako „zbiór wierzeń́, zwyczajów, praktyk i sposobów myślenia, które dzielą̨ oni między sobą̨. Jest to zbiór założeń́ wykorzystywanych we wzajemnych interakcjach, które ludzie po prostu akceptują̨ (…). Kultura organizacyjna będzie zatem przyjętym sposobem działania, przejawiającym się̨ m.in. w zwyczajach, praktykach, kierunku myślenia.” [1]

Z perspektywy kultury inkluzywnej, istotne jest przede wszystkim organizowanie życia organizacji oparte na różnorodności sposobów i punktów widzenia, na różnych potencjałach i talentach.

O podobnym ujęciu kultury mówi Magdalena Dorożyńska Brand Communication and CSR Manager w Capgemini Polska: „Szacunek dla indywidualności to ważny fundament globalnej kultury Grupy Capgemini. W Capgemini jesteśmy różni i dostrzegamy w tym potencjał, angażujemy się w projekty zgodnie z obraną strategią różnorodności oraz poszanowania dla różnych grup społecznych. Dzięki skondensowaniu wielu różnych cech w obrębie organizacji uzyskujemy kompletny, współgrający i nawzajem uzupełniający się zespół. To dzięki akceptacji różnych światopoglądów i punktów widzenia możemy tworzyć innowacje i być liderem w naszej branży. Naszą ambicją w Polsce jest tworzenie społeczności otwartej i włączającej oraz kreowanie miejsca współpracy, w którym każdy pracownik znajdzie przestrzeń do swobodnego rozwoju zawodowego. Dlatego promocja kultury szacunku i równych szans jest dla nas tak istotna.”

W kolejnej części przytoczę i szeroko opiszę 7 zasad projektowania uniwersalnego, które mogą być praktycznym narzędziem wpierającym i budującym inkluzywną kulturę organizacyjną. Odwołują się bowiem do zwyczajów, praktyk i sposobów myślenia osób pracujących w danej organizacji, które wzmacniają korzystanie z potencjału różnorodności użytkowników, z ich najlepszej wersji siebie.

Projektowanie uniwersalne

Zatrzymajmy się zatem na chwilę przy zasadach projektowania uniwersalnego. Zazwyczaj kojarzą się one z grupą osób z niepełnosprawnościami, dostępnością przestrzeni i usług. Jak więc możemy z nich skorzystać, myśląc o miejscu pracy, o systemie organizacyjnym?

Zgodnie z definicją, projektowanie uniwersalne jest to „projektowanie produktów i środowiska w taki sposób, żeby były użyteczne dla wszystkich ludzi, w możliwie największym stopniu, bez potrzeby adaptacji lub specjalnego projektowania”[2]. Pojęcie to wraz z zespołem sformułował architekt Ronald Mace, który stworzył „The Center for Universal Design” na Uniwersytecie Stanowym w Północnej Karolinie. W ośrodku tym badał i tworzył podstawy projektowania przestrzeni publicznej, chodników, budynków oraz biur, które będą dostępne i przyjazne dla różnych grup użytkowników, także osób z niepełnosprawnościami. Wypracowane w 1985 roku zasady do dziś są inspiracją dla rzeszy architektów i projektantów oraz konsultantów, nie tylko w swoim pierwotnym obszarze zastosowań (architektura, przestrzeń). Projektowanie uniwersalne na przestrzeni ostatnich lat poszerzyło bowiem swój zakres oddziaływania na edukację i na procesy oraz usługi, także wewnątrz organizacji.

Biorąc pod uwagę tak szeroki zakres projektowania uniwersalnego, który dotyczy także tego jak projektować środowisko pracy, uwzględniamy w nim potrzeby m.in. takich grup jak:

osoby z różnych kultur, obcokrajowcy,
osoby w różnym wieku i różnej płci,
osoby ze środowiska LGBTQ+,
osoby różnego wyznania, duchowości,
osoby z niepełnosprawnością,
osoby neuroatypowe,
osoby obciążone rolami opiekuńczymi,
osoby zatrudnione w różnych formach prawnych, pracujące w różnych lokalizacjach.

Zasady projektowania uniwersalnego

Projektowanie uniwersalne zawiera 7 zasad, które leżą u podstaw projektów i produktów, uznawanych za „używalne” przez wszystkich ludzi. Są nimi:

Równość w korzystaniu
Elastyczność w użytkowaniu
Proste i intuicyjne użytkowanie
Czytelna informacja
Tolerancja błędu
Niewielki wysiłek fizyczny podczas użytkowania
Wymiary i przestrzeń dostępne i użyteczne.[3]

Dostępna literatura i przykłady praktyczne dotyczące projektowania uniwersalnego głównie dotyczą kwestii związanych z przestrzeniami publicznymi, architekturą czy projektowaniem produktów dla osób z niepełnosprawnościami. Jednak warto zwrócić uwagę, że zasady te tworzą użyteczną ramę i wytyczne, które możemy zastosować także w innych obszarach tematycznych.

Realizowane w Fundacji Diversity Hub badania kultury organizacyjnej wielu globalnych organizacji pokazują, że projektowanie uniwersalne w praktyce ma wiele wspólnego z inkluzywną kulturą i równymi szansami w miejscu pracy. Jak jednak połączyć projektowanie uniwersalne z życiem organizacji?

W tym kroku pomóc nam może model opracowany przez Ewę Dudę i zaprezentowany na V Forum Edukacji Dorosłych. Wyjątkowość tego opracowania polega na tym, iż do 7 zasad projektowania uniwersalnego, które zostały wskazane powyżej, opracowała ona wytyczne, które wspierają poszczególne etapy projektowania w kontekście edukacji dorosłych.[4] W artykule idziemy jednak o krok dalej i rozszerzamy opracowane wytyczne o przykłady zachowań i działań, o które warto zadbać projektując takie środowisko pracy, które zapewnia równe szanse.

Zobaczmy zatem, jak możemy czytać te zasady pod kątem inkluzywnego miejsca pracy?

Równość w korzystaniu – zasada ta oznacza to, że proces jest łatwy w obsłudze i przyjazny dla różnorodnych użytkowników, także dla ludzi o różnych umiejętnościach (możliwościach). Co to znaczy w praktyce?

1a. Warto zapewnić wspólny sposób korzystania z procesu dla wszystkich użytkowników: identyczny dla wszystkich, gdy jest to możliwe; równoważny, gdy nie jest możliwe (np. sprawiedliwe benefity dla rodziców oraz osób nieposiadających dzieci, lub których dzieci osiągnęły już wiek dorosły).

1b. Warto unikać podziałów i stereotypowego podejścia do użytkowników (np. dbając o to, by projekty rozwoju talentów, nie dotyczyły tylko „młodych” talentów; zadbaj o to, aby działania na rzecz rodzin, nie wykluczały rodzin tęczowych).

1c. Warto zadbać o spójne przepisy i wytyczne, które będą dostępne dla wszystkich użytkowników (np. upewniając się czy na pewno wszystkie grupy osób pracujących są traktowane w ten sam sposób).

1d. Warto zadbać o atrakcyjną dla wszystkich komunikację (np. zatrudniając obcokrajowców, czy na pewno komunikacja firmowa jest prowadzona minimum w języku polskim i angielskim? Czy materiały szkoleniowe i edukacyjne są dostępne językowo?).

Elastyczność w użytkowaniu – zasada ta oznacza, że proces uwzględnia szeroki wachlarz indywidualnych potrzeb i umiejętności odbiorców. Co to znaczy w praktyce?

2a. Warto zapewnić wybór spośród kilku różnych sposobów użytkowania (np. przygotowując materiały edukacyjne w formie nagrania jak i spisanych treści – część pracowników jest słuchowcami a część wzrokowcami).

2b. Warto ułatwić dostęp i użytkowanie osobom prawo- lub leworęcznym (np. zamawiając krzesła z blatami do sali konferencyjnej, zadbaj o to, aby były prawo- i lewostronne).

2c. Warto zadbać o precyzję i dokładność (np. przygotowując komunikację wewnętrzną w firmie, pamiętaj o tym, aby kontekst był zrozumiały dla osób pochodzących z innej kultury niż polska).

2d. Warto zadbać o dostosowanie procesu do tempa pracy i możliwości użytkownika (np. pracując podczas spotkań zespołowych, zadbaj o to, aby swobodnie mogli się wypowiedzieć zarówno introwertycy; jak i ekstrawertycy; dbając o to, aby wyjazd integracyjny i atrakcje były dostosowane do tempa i możliwości starszych pracowników).

Podsumowując – najważniejsze jest to, by pozostawić użytkownikowi wybór.

Proste i intuicyjne użytkowanie – zasada ta oznacza, że proces jest intuicyjny i łatwy do „obsługi” dla każdego, bez względu na staż pracy, doświadczenie czy poziom koncentracji. Co to znaczy w praktyce?

3a. Warto uprościć maksymalnie dokumenty i komunikaty (np. starając się pisać komunikaty prostym, angażującym językiem).

3b. Warto zadbać o intuicyjność użytkowania, zbadać potrzeby (np. pytając swoich kolegów i koleżanki z pracy, jak chcieliby, aby wyglądał piknik rodzinny lub tydzień różnorodności w firmie. Takie podejście pozwoli zaprojektować wydarzenie w sposób zgodny ze zróżnicowanymi potrzebami zespołu).

3c. Warto pogrupować informacje, uporządkować je (np. przygotowując spójny i intuicyjny opis procesu onbordingu skierowany do osób, które mają dołączyć do zespołu).

3d. Warto zadbać o informacje zwrotne (np. zbierając opinie od osób, które uczestniczyły w warsztatach czy szkoleniach, ale także, przekazując zespołom krótkie informacje zwrotne o statusie realizowanych projektów – jest to szczególnie ważne dla młodego pokolenia).

Czytelna informacja – zasada ta oznacza, że proces zawiera w sobie czytelną i łatwą informację bez względu na warunki otoczenia lub zdolności sensoryczne odbiorcy. Co to znaczy w praktyce?

4a. Warto zadbać o zróżnicowane formy przekazu (np. pamiętając o tym, by ważne informacje dla zespołów były przekazywane w formie np. mailingu, krótkiego filmiku czy plakatów w miejscu pracy).

4b. Warto zadbać o wskazanie istotnych informacji (np. starając się „wejść w buty” swoich odbiorców, którzy na co dzień mają zazwyczaj za dużo na swoich listach „to do”. Zadbaj o to, by instrukcje lub wskazówki były łatwe do przekazania ich dalej).

Tolerancja błędu – zasada ta oznacza, że proces przewidział, że ludzie będą popełniać błędy i będzie minimalizował zagrożenia i negatywne skutki takich działań. Co to znaczy w praktyce?

5a. Warto przygotować odpowiednie informacje, aby zminimalizować błędy (np. pamiętając o tym, aby informacje były tak samo angażujące dla wszystkich grup odbiorców i nie wykluczały nieświadomie części pracowników; zapewniając regularną informację zwrotną na temat postępów w realizacji zadań).

5b. Warto opracować ostrzeżenia o zagrożeniach i błędach (np. przygotowując audyt, sprawdź czy dostępne w organizacji instrukcje zawierają odpowiednie ostrzeżenia dla nowych osób, które nie znają jeszcze miejsca pracy; tak by wiedziały, na co mają zwrócić uwagę, jak interpretować i stosować np. systemy bezpieczeństwa cyfrowego; przygotuj także odpowiednie instrukcje).

5c. warto przygotować „plan B” na wypadek awarii (np. nie zapominając o tym, by komunikacja na temat błędów i awarii była dostępna w językach, które zrozumieją wszyscy pracownicy, także obcokrajowcy).

Niewielki wysiłek fizyczny – zasada ta oznacza, że proces powinien wymagać od użytkownika minimum wysiłku. Co to znaczy w praktyce?

6b. Warto zaprojektować działanie w ten sposób, aby minimalizowało powtarzające się, nurzące czynności (np. dbając o to, by zakres pracy był w miarę możliwości różnorodny, zwiększał uważność i koncentrację).

6c. Warto zadbać o wygodę w miejscu pracy (np. chcąc zwiększyć liczbę pracujących osób starszych, dokonaj przeglądu stanowisk sprawdzając czy stanowisko będzie odpowiednio dostosowane pod kątem wygody zajmowanego miejsca pracy, zadbaj o to, aby wprowadzić możliwe i konieczne zmiany).

Wymiary i przestrzeń dostępne i użyteczne – zasada ta oznacza, że niezależnie od cech fizycznych (takich jak np. wzrost użytkownika, postawa) lub mobilności użytkownika, proces i środowisko powinno być dostosowane do niego w odpowiedni sposób, mieć odpowiedni rozmiar lub składać z wymaganych części niezbędnych do realizacji zadań. Co to znaczy w praktyce?

7a. Warto zapewnić każdemu użytkownikowi wygodny dostęp do wszystkich elementów procesu (np. dbając o możliwość skontaktowania się pracowników z osobą prowadzącą dany proces bez względu na miejsce czy formę zatrudnienia, dbając o niezbędne narzędzia do wykonywania pracy, ale też możliwości wypowiedzenia się, wzięcia udziału np. w procesie konsultacji danego tematu z pracownikami – w tym z pracownikami, którzy na co dzień nie mają dostępu do komputera).[5]

Przytoczone i opisane zasady projektowania uniwersalnego zostały zinterpretowane pod kątem kształtowania inkluzywnej kultury organizacyjnej, w której zauważamy wszystkie, różnorodne grupy naszych pracowników i pracowniczek. Kultury, która zapewnia nam bezpieczeństwo i buduje takie środowisko, które jest użyteczne dla wszystkich jego członków i użytkowników.

Autorki:

MAGDALENA DOROŻYŃSKA – Absolwentka Akademii Górniczo-Hutniczej na kierunku socjologia. Od 11 lat pracuje w firmie Capgemini, gdzie obecnie jest odpowiedzialna za całość działań, które mają wpływ na kształtowanie wizerunku firmy Capgemini Polska. Odpowiada za strategie działań w obszarach Employer Branding, CSR, komunikacji wewnętrznej, Social Media oraz Public Relations. Wcześniej zaangażowana w wolontariat różnych instytucji NGO. Swoją wiedzą dzieli się m.in. w czasie wykładów na Wyższej Szkole Europejskiej im. KS. Józefa Tischnera w Krakowie. A poza tym jest zawsze w ruchu! Nieustannie podróżuje i raz w roku biega w szczytnym celu, czyli bierze udział w Poland Business Run.

KATARZYNA OCIEPKA-MIĄSIK – jest facylitatorką i moderatorką Design Thinking, badaczką. W think tanku Diversity Hub jako senior DEI consultant wspiera organizacje w zakresie rozumienia i budowania otwartej, inkluzywnej kultury organizacyjnej. Jest wykładowcą akademickim na Akademii Sztuk Pięknych w Krakowie i Wyższej Szkole Europejskiej w Krakowie.

[1] Katarzyna Piwowar-Sulej, Kultura organizacyjna a dojrzałość projektowa organizacji, Uniwersytet Ekonomiczny we Wrocławiu, Studia i prace wydziału nauk ekonomicznych i zarządzania nr 39/ 4, 2015, str. 249-250, https://bazhum.muzhp.pl/media//files/Studia_i_Prace_Wydzialu_Nauk_Ekonomicznych_i_Zarzadzania/Studia_i_Prace_Wydzialu_Nauk_Ekonomicznych_i_Zarzadzania-r2015-t39-n4/Studia_i_Prace_Wydzialu_Nauk_Ekonomicznych_i_Zarzadzania-r2015-t39-n4-s249-261/Studia_i_Prace_Wydzialu_Nauk_Ekonomicznych_i_Zarzadzania-r2015-t39-n4-s249-261.pdf

[2] The Principles of Universal Design

https://projects.ncsu.edu/ncsu/design/cud/about_ud/udprinciplestext.htm

[3] Główne zasady projektowania uniwersalnego, https://testerzy.pl/baza-wiedzy/artykuly/projektowanie-uniwersalne,

[4] Ewa Duda, Projektowanie uniwersalne w edukacji dorosłych, https://epale.ec.europa.eu/pl/blog/projektowanie-uniwersalne-w-edukacji-doroslych

[5] Opis wszystkich 7 zasad szczegółowych, Ewa Duda, Projektowanie uniwersalne w edukacji dorosłych, https://epale.ec.europa.eu/pl/blog/projektowanie-uniwersalne-w-edukacji-doroslych https://epale.ec.europa.eu/pl/blog/projektowanie-uniwersalne-w-edukacji-doroslych, opis przykładów z życia organizacji: opracowanie własne.